第一章 总则

• 目的

为规范武汉市新能源汽车产业协会（以下简称“协会”）重要证书保管与使用，确保证书安全和合法使用，维护协会合法权益，特制定本制度。

• 适用范围

本制度适用于协会所有重要证书，包括但不限于：

1. 协会登记证书：证明协会合法设立和存在的法律文件。

2. 银行开户许可证：协会在银行开立账户的凭证。

3. 其他涉及协会运营的各类许可证、资质证明等。

第二章 证书的管理职责

第三条 证书保管职责

1. 证书由办公室负责保管，并负责日常管理和使用。

2. 银行开户许可证：由财务部门保管，用于银行事务管理。

3. 其他证书由各相应职能部门指定专人保管，负责日常使用和管理。

第四条 证书的管理权限

1. 各类证书的使用必须严格按照本制度规定进行，不得擅自使用或转借。

2. 各保管部门的负责人应定期检查证书的保管情况，确保证书完好无损，并对证书的使用情况进行记录。

3. 在证书使用过程中，保管人对证书的安全性负责，未经授权不得擅自交由他人使用或复制。

第三章 证书的使用管理

第五条 证书使用的审批程序

1. 使用证书时，需填写书面申请，说明使用用途、使用证书的种类、使用日期及期限，报办公室登记。

2. 涉及法律、财务、税务等重大事务的证书使用，需法人代表或协会负责人审批。

3. 证书使用完成后，应立即归还保管部门，并详细记录使用情况。

第六条 证书使用范围

1. 协会登记证书：用于协会年检、变更登记、办理相关资质认证等行政事务。

2. 银行开户许可证：用于协会银行账户的开立、变更、销户以及其他银行业务。

3. 其他证书用于相应的行政、财务或法律事务，确保合法使用。

第七条 证书使用记录

1. 每次使用证书后，保管人需详细记录证书的使用情况，包括使用时间、使用人、使用原因、使用结果等信息，并妥善保存记录以备查阅。

2. 重要证书使用记录应定期上报协会理事会进行核查。

第四章 证书保管与安全措施

第八条 证书的安全保管要求

1. 证书应保存在专用的档案柜或保险柜内，确保安全，不得随意放置或携带。

2. 保管人应确保证书的存放环境安全可靠，避免因外界因素（如火灾、水灾等）造成证书损坏或遗失。

3. 每月应对证书进行检查，确保其完整性，如发现异常情况应立即向协会领导报告。

第九条 证书的复印与复制

1. 任何证书的复印、扫描或复制必须经主管领导批准，并仅限于合法用途。

2. 复印后的证书应注明“复印件”，并不得用作法律文件或合同中的有效凭证。

第五章 证书的遗失与处置

第十条 证书的损坏与修复

1. 如果证书出现损坏，应立即上报，并提交书面报告，说明损坏原因和具体情况。

2. 根据实际情况，保管人应协助重新办理相关证书，并将损坏证书进行妥善处理或销毁。

第十一条 证书的遗失与补办

1. 如发现证书遗失，保管人应立即向协会负责人报告，并及时向有关主管部门（如市场监督管理局、税务局等）备案，说明情况并申请补办。

2. 需在相关媒体或平台上进行遗失声明，作废遗失的证书。补办的证书需重新登记备案。

第六章 责任追究

第十二条 违规使用的责任追究

1. 未经授权擅自使用、转借或复制证书的，将视情况给予警告、记过或其他内部处理。

2. 因保管不当或管理不善导致证书丢失、损毁或非法使用的，相关责任人应承担相应责任，并根据损失情况追究赔偿责任。

3. 涉及违法行为的，将依法追究法律责任。

第十三条 监督与审查

1. 协会理事会、监事会有权对证书管理进行定期或不定期的审查。

2. 各证书保管部门需定期进行自查，确保证书管理工作符合本制度要求。

第七章 附则

第十四条 本制度由协会秘书处负责解释。

第十五条 本制度由第一届二次会员大会表决通过，自发布之日起实施，未尽事宜由协会根据实际情况补充或完善。

 

 

 

武汉市新能源汽车产业协会

2020年11月22日